Valkeakosken 4H-yhdistys kerää jäsenten, toimintaan osallistuvien, työntekijöiden ja työnhakijoiden, sekä asiakkaiden henkilötietoja toimintansa toteuttamiseen, tilastoimiseen ja toiminnasta tiedottamiseen. Emme luovuta tietoja eteenpäin.

Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Nimi:             Valkeakosken 4H-yhdistys ry

Osoite:         Tietotie 1, 37630 Valkeakoski

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Toiminnanjohtaja

Rekisterin nimi : Valkeakosken 4H-yhdistyksen henkilörekisterit

1) Jäsenrekisteri

2) Toimintaan osallistuvat

3) Työntekijät, vapaaehtoiset ja työnhakijat

4) Asiakkaat

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

•  Jäsenlaskutus, tiedotus, määrällinen tilastointi
• Toimintaan liittyvä tiedotus ja yhteydenpito, laskutus, osallistumisten tilastointi
• Työn organisointi ja työnantajan velvoitteiden hoito, esim palkanmaksu ja työtodistuksen laatiminen, työhön valinta
• Työpalvelun työtilausten vastaanotto, työnvälitys ja työn laskutus.

Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Jäsenen nimi, syntymäaika, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite. Alaikäisten henkilöiden osalta huoltajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
• Toimintaan osallistuvan nimi, syntymävuosi, osoite. Alaikäisen kerholaisen huoltajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Allergiat ja muut ilmoitetut lisätiedot.
• Työnhakijoiden hakemuksessaan antamat yhteystiedot ja muut työnhakutiedot. Työntekijöiden ja palkkiota saavien vapaaehtoisten yhteystiedot, verotiedot ja tilinumero. Alaikäisten työntekijöiden ja vapaaehtoisten huoltajan nimi ja puhelinnumero. Niiden osalta, joiden tehtävä edellyttää rikostaustaotteen tarkistamista lasten ja nuorten kanssa toimimiseen, rikostaustaotteen tarkistamispäivämäärä (ei muita tietoja).
• Työpalvelun asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sekä yhteydenottoon liittyvät yksityiskohdat kuten työpalvelutarpeen kuvaus, esim. tilattava työ.

Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet

1. Jäsenten henkilötietoja sekä alaikäisten jäsenten huoltajien tietoja säilytetään jäsenrekisterissä pysyvästi myös kun jäsenyys on päättynyt. (yhdistyslaki)
2. Toteutuneen toiminnan jälkeen osallistujatiedot tilastoidaan määrällisesti ja osallistujalistat arkistoidaan 5 vuoden ajaksi tilastoinnin todentamista varten. (4H-toiminnan valtionapusäännöt)
3. Työntekijöiden ja vapaaehtoisten tiedot säilytetään pysyvästi palkkahallinnon rekisterissä mahdollista myöhempää työtodistuksen antamista varten. Työnhakijoiden tietoja säilytetään työnhaun ajan, avoimia hakemuksia n. 1 kouluvuoden ajan.
4. Asiakkaan tietoja säilytetään asiakasrekisterissä pysyvästi, mikäli asiakas ei erikseen toivo niiden poistamista.

Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
Tiedot perustuvat henkilöiden tai heidän huoltajiensa ilmoittamiin tietoihin. Tiedot kysytään jäseniltä jäseneksi liittymisen yhteydessä, osallistujilta ilmoittautumisen yhteydessä, työntekijöiltä ja -hakijoilta työhakemuksessa ja työsopimuksessa, vapaaehtoisilta vapaaehtoisen sopimuksessa ja asiakkailta tilausta ja tilaussopimusta tehdessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja käytetään vain Valkeakosken 4H -yhdistyksen toiminnassa, sekä jäsenrekisterin osalta 4H-liiton yleiseen jäsentiedotukseen ja jäsenlaskutukseen. Tietoja käsittelevät ko. toimintaa 4H-yhdistyksessä ja jäsenrekisterin osalta lisäksi Suomen 4H-liitossa hoitavat henkilöt, jotka allekirjoittavat salassapitosopimuksen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Tarkastusoikeus ja tietojen korjaaminen tai poistaminen

Rekisteriin merkityllä on oikeus saada tarkastaa, pyytää korjaamaan ja poistaa itseään koskevat tiedot. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen. Pyyntö on esitettävä rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
 

Jäsenillä on mahdollisuus päivittää omia yhteystietojaan kirjautumalla omalle jäsenkortille osoiteessa oma.4h.fi.

Jos henkilötietojen käsittely on mielestäsi lainvastaista, sinulla on oikeus valittaa asiasta tietosuojaviranomaiselle.